Электронный документооборот, или ЭДО представляет собой способ обмена документами с контрагентами или налоговыми органами в цифровом виде. Как правило, ЭДО используют крупные корпорации, которые постоянно ведут переписку с разными учреждениями, а также государственные органы. Естественно, возникает вопрос, как подключить электронный документооборот, чтобы можно было спокойно переписываться с партнерами, поставщиками, представителями госорганов, а также внутри самой компании.
Основные элементы ЭДО
Сюда можно отнести:
- наличие электронной подписи. Это аналог ручной подписи, только в цифровом виде, благодаря которому можно быть уверенным, что документ действительно заверен и подписан;
- оператор ЭДО. Это компания, которая предоставляет онлайн-платформу для деловой переписки и хранения необходимых файлов. Она гарантирует своим клиентам безопасность и анонимность;
- непосредственно сама система ЭДО. В ней создаются файлы для обмена, подписи, отправки и хранения.
Виды электронного документооборота
Он бывает внешним и внутренним. Первый предназначен для обмена документацией с бизнес-партнерами, клиентами, поставщиками и так далее. Второй – это возможность пересылать файлы внутри компании (договоры, отчеты). Есть и ЭДО с государственными органами, когда сдаются, например, бухгалтерские отчеты в ФНС, ФСС, Росстат и другие учреждения.
Как подключить ЭДО
Это делается так:
- Получение электронной подписи. Она оформляется в специализированном центре, имеющем соответствующую аккредитацию.
- Выбор оператора ЭДО. Он обязательно должен входить в реестр ФНС.
- Заключение договора с оператором и прохождение регистрации. Как правило, это делается в онлайн-формате.
- Настройка программного обеспечения. Есть операторы, которые предлагают варианты с собственным интерфейсом, но для некоторых специалистов нужна интеграция с 1С, поскольку они уже привыкли работать в этой программе.
Чтобы система работала правильно и без сбоев, необходимо провести предварительное обучение сотрудников и обо всем договориться с контрагентами.
Преимущества ЭДО
Их довольно много:
- оптимизация бизнес-процессов и сокращение издержек. Не нужно больше хранить документы на бумажных носителях: все будет на проверенных и надежных серверах;
- улучшение взаимодействия с бизнес-партнерами, поставщиками, клиентами. Все вопросы решаются более оперативно, что повышает лояльность;
- ускорение процессов. Это касается и обработки информации, и согласования, и подписания важных документов;
- прозрачность и контроль работы сотрудников. Система ЭДО отслеживает историю документов: когда и как в них вносились изменения, есть ли какие-то ошибки, как их можно исправить и так далее.
Наконец, ЭДО – это гарантия безопасности. Здесь используется шифрование данных, обеспечивается максимально высокий уровень защиты информации от несанкционированного доступа.
